1 ．网络办公软件基本功能与结构概述

1.1 　基本功能

拓扑网络办公自动化软件是我公司开发的新一代全中文网络办公自动化软件，拥有先进科学的设计思想、丰富强大的功能、简单易用的界面、融汇了先进的网络办公理念、 0A 系统开发的技术经验、将实际工作、管理流程和原则映射到计算机网络办公系统中。

本软件是将这些基本功能的有机结合在一起，他们的逻辑关系和相互联系，可为用户提供及时统计处理、完善流通、统一管理、综合控制的功能；可使办公人员的日常工作进行的更加游刃有余：可进一步实现公司、机关单位无纸化办公的计划。

1.2 　结构概述

本软件主要有三部分构成，及时提醒和模块功能提示、主操作界面、引导菜单。

及时提醒和模块功能提示，用于为用户提供及时的信息更新报告提示，在鲜明位置进行信息更新提醒加强了督办管理模式的作用。比如开机就会在主页显示当前有无新文档、公告、短信息等。还为用户提供每个模块的主要功能切换菜单。

主操作界面，用于对功能的具体操作，比如录入、查询、设置等一些列操作。

引导菜单，用于为用户提供方便快捷软件功能模块切换功能。比如直接进入主页或论坛模块等。

2 ．系统环境要求

2.1 　硬件需求

服务器

● Pentium 2GHz 以上处理器

● 512M 以上内存，建议 1GM

● 10GB 以上剩余硬盘空间

● NETBIOS 或 TCP ／ IP 网络协议及相应网卡 ( 网络功能需要 )

● CD-ROM 驱动器

● 支持 24 位彩色图形的显示器

● 输入设备

客户端

● Pentiumll 300MHz 以上处理器

● 128M 以上内存，建议 256M

● 500MB 以上剩余硬盘空间

● NETBIOS 或 TCP ／ IP 网络协议及相应网卡 ( 网络功能需要 )

● CD-ROM 驱动器

● 支持 24 位彩色图形的显示器

● 输入设备

2.2 　软件需求

服务器端：

●以 Windows NT 或 Windows 2000 Server 作为操作系统

● Microsoft IE 5 ． 0 以上版本，推荐使用 Microsoft IE 6 ． 0 浏览器

● ASP 解释器

● PHP 解释器

●免费或商业版的数据库 SQL( 可根据客户需求进行调整 )

客户端

● Windows 操作系统

● Microsoft IE 5 ． 0 以上版本，推荐使用 Microsoft IE 6 ． 0 浏览器

3 ．软件显著的特点

1. 独特的日程安排管理模式：可依照电子日历为每时、每日安排工作活动。用户可以在 日历中清晰看到有无设定工作，大事、要事一目了然。

2. 及时的信息更新报告提示：在平台鲜明位置为用户提供及时的信息更新报告，比如当前有无公告、新文档、短信息和待批公文。

3. 动态表示工作完成情况：工作类型通过颜色 ( 红、黄、绿 ) 变化体现，工作进度由进度条长度反映，实现了督办交办的管理模式。

4. 文档管理中加入共享文档：如果该文档需要大家共同查阅，可放到共享文档文件夹中，可节约发放时间。

5. 可发送多个附件的模拟短信息服务：在局域网内，可以实现模拟短信息发送，而且可带多个附件。用户还可以创建个人文件夹，将短信分类进行管理。

6. 完全映射实际工作的网上行文流程：可按完全模拟人的各项审批工作，可实现循环审批的工作流程。

7. 系统权限可按模块分级管理：防止外部未授权用户侵入和企业内部授权用户越权使用。可为用户或用户组分配全县权限。

8 ．模块功能设置灵活：可自由设定工作期限和一些界定设置。

9 ．系统可扩展性强：留有二次开发接口。

10 ．人性化管理的通讯录：为用户提供了共享通讯录的板块，用户可根据需要将自己通讯录中某条记录共享出来和其他人共享。用户还可以为每条通讯录添加标记，以方便用户记忆、辨认。

11 ．平台设计合理： head 主引导菜单， left 功能提示界面， center 主操作界面。这种平台设计会给用户的实际工作带来更大的方便。

4 、功能介绍

4.1. 日常办公

4.1.1. 网上行文

网上行文是办公室工作的基本功能，本软件模仿实际的公文审批流程，可实现循环审批，并可记录下各级批复。还提供仿真公文模板，方便用户编写规范化的公文。网上行文管理模块为办公人员办文流程的跟踪、各部门办公信息的沟通、办公实效统计、公文审批途径的查询等提供有效的管理手段。

4.1.2 　短信息

短信息模块为每位用户都提供一个短信息收件箱，在局域网办公人员之间可以内互相发送短信息。

4.1.3 　论坛

可进行无记名讨论，并可营造一片员工畅所欲言的空间。您可以用它记录一些没有限定执行时间的事件，具有提醒作用，故其随意性很强。

4.1.4 　规章制度

用户可根据权限按照不同类型添加、查询国家多方面通用规章制度和企事业单位各项内部专用规章制度。

4.1.5 　文档管理

此模块提供了对在线文档的智能化管理。系统自动跟踪记录文件版本历史。文档的借出类似图书馆的模式，一旦有用户借出了某文档，该文档即被系统锁定，其他用户都无法访问，以确保文件版本的一致性。文档可以分类存放到预定的文件夹中，并可以为每一个文件夹设定可访问团队，确保文档资料的高度安全。

4.1.6 　公告通知

可以根据需要，依据权限随时发布公告通知。可实现浏览信息、发布信息、高级检索等功能。公告栏提供了一个公共的信息发布平台，您可以在此发布公司刊物、业界新闻、通知、公告、生日提醒、活动预告等信息。所发布的信息可以面向所有用户，也可以局限于特定用户或用户组。

4.1.7 　工作安排及完成情况

预先设置工作内容，工作时间期限，工作类型通过颜色 ( 红、黄、绿 ) 变化体现，用户输入完成日期，系统会自动算出该项工作每日完成的百分比，工作进度由进度条长度反映。小于 100 ％表示该项工作还没有超过完成时间，还可继续做；大于 100 ％则表示该项工作未完成；等于 100 ％证明该项工作已经完成。这种功能基本实现了督办交办的管理模式。

4.2 　个人事务

4.2.1 　日程安排

日程安排模块是以电子日历为基础，提前安排一段时间的工作、活动。便于合理安排各项工作，运筹帷幄。

4.2.2 　个人资料

主要用来修改和存储个人信息。

4.2.3 　留言板

工作人员可以客观的提出自己的意见和建议，可促进工作的更好开展。

4.2.4 　通讯录

用户可以依据需要通过三种模式来存储通讯录，它们分别是个人通讯录、本单位通讯录、共享通讯录。

4.2.5 　百事通

多功能百宝箱

4.3 　系统管理

4.3.1 　用户或用户组管理

对使用本系统的人员的基本情况及一些相关信息进行添加、查询、修改、删除。系统管理员通过该模块增加新用户、赋予用户一个默认的登录密码、添加新用户详细信息，还可以编辑已有用户、删除已存在的用户。

4.3.2 　用户权限管理

可以将权限分配控制到功能模块级，更增强了权限划分的清晰度。只可以由系统管理员或拥有系统管理员权限级别的人，为用户或用户组针对某个功能模块分配权限，还可以根据用户需要修改权限设定或者删除权限设定。

4.3.3 　系统设置

由系统管理员对系统所需参数和目标文件路径进行设置。